在水利工程项目的实施过程中，由于受到水文气象、地
质条件的变化影响，以及规划设计变更和人为干扰，项目的
工期、造价等方面都存在着变化的因素，因此，施工索赔是不
可避免的。索赔的成功需要充分的证据，没有证据或证据不
足，索赔不能成立或得到足够的补偿。而索赔证据最终通过
各种类型的文档来体现。精细化的文档管理，可以为索赔提
供及时、准确、全面的分析资料和证据，用以证明索赔事项的
影响程度及损失情况，证明索赔费用或工期的合理性。
施工记录(日志)、施工材料设备进场及使用记录、质量检查
记录、验收记录、工程照片、工程款账单、收付款原始凭证、工
资凭证、水文气象资料等。这些原始记录及原始凭证真实反
映了现场的施工内容及开支状况，是论证索赔权和索赔款项
的基础性材料。将其归之为“现场类文档”或“承包商文档”。
(4)市场信息资料、政策法令文件。包括物价指数、劳务
指导价、材料价格信息、汇率行情、法规政策调整及颁布等
这些文件也是索赔计价的依据。将其归之为“公开性文档”。
1 索赔证据及文档的分类 2 文档的收集整理
对于每一项具体的索赔要求 都应该提出一套必需的证
据资料。由于索赔的具体事由不同，所需的论证资料也有所
不同。但是，对于所有的施工索赔而言，以下四个方面的资
料是不可缺少的：
(1)招标文件、投标书、合同协议书及附件。这些是索赔
的合同依据及索赔计价的基本依据。将其归之为“合同类文
档”。
(2)会议记录、往来函件。包括变更通知单、工作联系
单、文件批复表、传真、各种会议纪要、经批准的进度计划等。
这些文档具有一定的法律效力，是索赔重要的证据资料。将
其归之为“往来类或洽谈类文档”。
(3)施工现场记录、工程财务记录、现场气象记录。包括
鉴于上述四类文档对索赔的重要作用，承包商应做好定
期收集整理的工作。每一类文档在处理时要注意一些细节。
忽略这些细节，可能会使文档的法律效力大打折扣。
2．1 合同类文档
鉴于此类文档的重要性，承包商都会妥善整理和保管。
另外，此类文档数量较少，也较易整理。在此不赘述。
2．2 往来类文档
此类文档数量多，种类多，繁杂零碎，但应仔细分类存
档，以应急需。在收集整理时应注意以下几点
(1)在合同实施过程中，承包商对业主和工程师的口头
指令和对工程问题的处理意见要及时索取书面证据。
收稿日期：2014-04—10 修回日期：2014—05—30
作者简介：冯云晓(1981一)男，山西晋城人，工程师，主要从事工程合同管理。E-mail：fengyx1981@126．com
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冯云晓·水利工程索赔文档的精细化管理
(2)查看文档是否有相关各方的签字或盖章，签字(盖
章)是否清晰，以免文档失效。
(3)所有往来函件都应建立索引，并留意发送和收到的
详细时间，保存妥当，直至工程全部竣工，所有索赔项目获得
解决为止。
2．3现场类文档
此类文档数量繁多，直接关系到索赔的费用多少，是承
包商应重点搜集整理的部分。应注意以下几点：
(1)施工记录、签证单、质量检查记录、验收记录等，应
“当日事，当H毕”，及时获得现场监理工程师的签字。
(2)工程照片：需有专人管理，拍摄时应设置为“显示日
期”的模式，以证明事件发生的时间。将照片按工程进度整
理编排。
(3)气象、气候资料：搜集记录每天的天气预报、气象报
告，恶劣的气候条件及重大自然灾害(如洪水、飓风等)应取
得当地气象部门的证明。
(4)工资证明：整理保存好雇员和现场工人的社保证明、
工资发放单据、材料物资购买单据，按年月日编号归档。
(5)整理保存好完整的项目会计资料，包括工卡、人工分
配表、工资薪金支票、材料购买定货单、收讫发票、收款票据、
账目及有关图表、财务信件、经会计师核证的财务决算表等。
2．4 公开性文档
该类文档具有权威性、法令性和指导性，应积极订阅，或
从官方网站下载，系统地搜集整理。索赔报告中只需引用文
号、条款号即可。并保存文件的复印件，作为索赔报告的附件。
要针对工程实际进行调整修改，有时修改软件所用的时间成
